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Sejam bem vindos à discussão sobre “Por que os cronogramas Atrasam”. Caso não tenha lido os quinze primeiros artigos, no final desta postagem tem o link para eles.
Na primeira sessão abordei a falta de habilidade técnica do Gerente de projetos e sua equipe na elaboração do cronograma. Dia 10/10 encerramos a segunda sessão, onde discutimos a segunda causa de atraso dos cronogramas: Não utilização do cronograma como ferramenta de análise. Na terceira sessão abordei em um tema único a outra causa de falha dos cronogramas: Falta de alocação de recursos. Na sessão atual estou trabalhando o tema “Estimativas de Durações Inadequadas”. Ao todo já são 17 (dezessete) artigos apontando as principais causas de atraso dos cronogramas.
O tema de hoje a ser a abordado é “Técnica mal empregada”, referenciando às técnicas de estimativa de duração.
Vamos lá?
Segundo o PMBOK 5ª edição, estimar as atividades é o processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados. Existe outra vertente de planejadores que preferem estimar os recursos que serão utilizados nas tarefas, tendo como dados iniciais a duração das atividades. Porém, não importa o caminho que você adote, ambos concordam que inserir “gorduras” nas durações é errado, não fazendo parte do processo de estimar durações. Inclusive, no artigo anterior deixamos bem claro a diferença entre inserir “gorduras” e adicionar reserva de contingência.
Mais uma vez tomando como referência o guia PMBOK 5ª edição, gostaria de enumerar algumas técnicas que este apresenta para auxiliar no processo de estimativa de duração das atividades. São eles:
- Estimativa Especializada: Utilizar a experiência de consultores ou profissionais sêniores para obtenção das estimativas recomendadas para as atividades.
- Estimativa análoga: Tipo de estimativa que utiliza dados históricos de uma atividade ou projetos semelhantes. Como o próprio nome já diz, fazer a analogia, porém sempre respeitando as particularidades. Se necessário for, fazer a homogeneização.
- Estimativa Paramétrica: Técnica de estimativa que calcula a duração com base em dados históricos e parâmetros do projeto. Como exemplo podemos citar que levarão 10 dias (duração) para se construir uma parede de 100 m² (quantidade), sabendo que a produtividade do pedreiro é de 10m²/dia (parâmetro). Esta produtividade pode ter sido obtida de dados históricos de outros projetos, índices conhecidos (SINAPI, TPCO).
- Estimativa de três pontos: Neste tipo de estimativa, trabalha-se com um conceito de estatística chamado esperança. Verifica-se a duração mais provável (tM), otimista (tO) e pessimista (tP) para a atividade, e dela calcula-se o valor mais esperado (VME) para a duração. A fórmula mais utilizada para se obter este VME é : VME = (tO+4.tM+tP)/6.
E necessário deixar bem claro que nada impede que o profissional responsável pelo desenvolvimento do cronograma utilize-se de uma ou mais estimativas no mesmo projeto. Costumo orientar os planejadores a utilizarem como regra para as atividades que irão ocorrer dentro de 4 meses o tipo paramétrico, às atividades mais distantes o tipo análogas, às do caminho crítico estimativa de três pontos e para as mais específicas (soldagem de um tipo de tubo, obtenção de uma licença, montagem de um circuito específico) a estimativa especializada, pois muitas das vezes é difícil encontrar dados históricos para estas atividades.
Portanto, é esta sensibilidade que é necessária existir no planejador, alinhada junto ao Conhecimento das principais fontes de informações na empresa, revistas, banco de dados, especialistas, índices, etc. Normalmente notamos a atividade de estimar durações sendo realizada de forma totalmente empírica, baseada no achismo, assemelhando se à atividades mediúnicas no espiritismo. Nestas horas, devemos deixar um pouco de escanteio o lado espiritual, e ser mais planejadores, e menos Allan Kardecs.
Finalmente, por hoje ficamos por aqui. Não deixe de ver os artigos anteriores caso você não tenha visto, no próprio linkedin ou no meu Blog.
Aguardo seus comentários e até segunda, dia 05-12, abordando ainda mais este tema, de acordo com nosso mapa mental.
Obrigado.
Blog: http://www.engenheirolugao.com.br/#!blog/o0ay7
Site: http://www.lugaoconsultoria.com.br/
Artigo 01 : É o cronograma, estúpido – Artigo com o Mapa Mental.
Artigo 02 : Erros Técnicos na elaboração do cronograma – parte 01 - Uso demasiado de relacionamento tipo TT e II.
Artigo 03 : Erros Técnicos na elaboração do cronograma – parte 02 - Quebra de lógica no cronograma.
Artigo 04 : Erros Técnicos na elaboração do cronograma – parte 03 - “Uso de lags muito grandes, “Uso de restrições” e “Uso de lags negativos”.
Artigo 05 : Erros Técnicos na elaboração do cronograma – parte 04 – Caminho crítico errado ou mal gerenciado.
Artigo 06 - Erros Técnicos na elaboração do cronograma – parte 05 – Atividades com grandes durações.
Artigo 07 - Erros Técnicos na elaboração do cronograma – parte 06 - Falta de linha de base.
Artigo 08 - Cronograma pra Quê? Tá na mente !!! – parte 01 – Cronograma não utilizado como ferramenta de análise.
Artigo 09 - Cronograma elaborado apenas para ganhar licitação - parte 02 – Não utilização do cronograma como ferramenta de análise
Artigo 10 – Falta de procedimentos – parte 03 - Não utilização do cronograma como ferramenta de análise
Artigo 11 – Apenas exigência do contrato e Falta de cultura da empresa - parte 04 – Não utilização do cronograma como ferramenta de análise.
Artigo 12 - Permitir viabilidade do Projeto - parte 05 – Não utilização do cronograma como ferramenta de análise.
Artigo 13 – Prioridade das medições - parte 06 – Não utilização do cronograma como ferramenta de análise
Artigo 14 – Ferramenta de Planejamento e não de controle – parte 07 - Não utilização do cronograma como ferramenta de análise
Artigo 15 - Falta de alocação de recursos no cronograma
Artigo 16 - Estimativas de durações inadequadas – parte 01 – Cronograma dos fornecedores não integrados com o do projeto”
Artigo 17 - Estimativas de durações inadequadas – parte 02 - Utilização de “gordura” ao invés de Buffers.