Step 01 - PMO FRAMEWORK


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Tema : 01- Definir as funções do PMO


Neste tempo de crise, descobrir sinergias, otimizar processos, aumentar a produtividade dos recursos é o que os sócios esperam de suas empresas para justificar o capital empreendido. Uma maneira encontrada para atingir estes objetivos é estabelecer um PMO (escritório de projetos) que direcione organização a este estado de melhoria contínua.


Gostaria de fazer um trocadilho que foi dito por Júlio Cesar, imperador Romano onde foi falado: - “Mulher de César não basta ser honesta, deve parecer honesta”. O mesmo acontece para um PMO. Este não basta gerar valor, tem que parecer a todos que gera valor. Desta forma, vemos o valor não só de ser efetivo, mas de ser perceptível.


Este último predicativo só é atingido quando um processo de marketing pró ativo é realizado e em consequência conseguimos sanar as dores de nossos clientes. Portanto, para conseguirmos preencher estas duas características imprescindíveis (efetivo e perceptível) de um PMO, é necessário que seja construído um escritório de projetos do tipo prestador de serviços. Mas que tipo de serviços este PMO deve oferecer?


Para responder a esta pergunta, vamos a um conceito interessante de PMO : - trata-se de uma entidade organizacional, estabelecida fisicamente, que executa de forma centralizada, funções relacionadas à atividade de gerenciamento de projetos, programas ou portfólios, sendo estas definidas de acordo com as necessidades específicas de seus cliente.


Com esta definição percebemos que não existe uma estrutura padrão de PMO, pois ela depende das necessidades (dores) dos seus clientes e da cultura organizacional. A partir deste entendimento, entramos no primeiro passo do PMO Framework, que é definir as funções do PMO.


De acordo com as pesquisas de Hobbs e Aubry (2007), foram identificados 27 serviços que aparecem com mais frequência em 500 PMOs em todo o mundo. Veja na tabela abaixo:


Tab.01 : Serviços mais frequentes em PMOs



Silva et al. (2012) fez um apanhado de diversos autores, e montou a seguinte tabela matriz:



Tab.02 : Serviços mais frequentes em PMOs x visão de vários autores


Neste momento estamos diante de uma tabela contendo inúmeros serviços que são ofertados por diversos PMOs ao longo do mundo. Porém, diante deste “mix de ofertas”, devemos escolher quais irão atender as duas variáveis que falamos no início do artigo (eficácia e percepção).


Sabemos que quanto mais ajustarmos às necessidades de nossos clientes, maior será a percepção de valor. Portanto, vamos a mais uma tabela, Pinto (2013), que desta vez iremos observar os potenciais benefícios esperados pelos clientes para um PMO.


Tab.03 : Potenciais Benefícios esperados para um PMO




Pronto, estamos diante no momento de uma questão de micro economia (Oferta x demanda). De um lado as possibilidades de oferta de serviços que um PMO pode oferecer e do outro a demanda esperada de benefícios que os clientes querem receber.


Para solucionar este problema; até porque os recursos são escassos, e não há capital físico nem financeiro para ofertar esta cesta de serviços por completo; devemos utilizar de ferramentas que combinem as potenciais funções com os benefícios. Posso citar como exemplo algumas ferramentas como: gráficos de correlação, análise de campo de força, diagramas de afinidades, matriz de priorização e diagrama de relação matricial.



Fig.01 - Matriz de Priorização




Fig.02 - Diagrama de Relação Matricial


Estas ferramentas nos darão correlações entre estas duas variáveis (Funcionalidades, benefícios), e desta forma, iremos maximizar a função utilidade para a cesta de serviços ofertados.


Saindo um pouquinho do economês, podemos dizer que o resultado desta matriz irá demonstrar as correlações entre serviços oferecidos pelo PMO e a percepção de quais benefícios poderiam ser mais ou menos prováveis de serem observados. Isso nos dará uma lógica de prioridades de serviços que devemos ofertar, constituindo o “mix” de funcionalidades do PMO.


Mas Lugão, até o momento você falou em termos qualitativos. E em termos quantitativos? Quantos serviços o PMO deve optar em ofertar?


Para responder esta pergunta, basta utilizar algum critério de seleção. Apenas os serviços que possuem relação forte com os benefícios, ou o que mais gosto, o princípio de Pareto. Utilizando do conceito de Pareto, o gestor irá escolher as 20% funcionalidades que possuem correlações mais fortes com os benefícios.


Desculpe se o artigo ficou um pouco longo, porém, tentei resumir o máximo de conhecimento em poucas linhas. Caso tenha alguma colaboração ou dúvida, não deixe de postar.


Próximo passo será Equilibrar o “Mix” de funções do PMO, e será postado na próxima quanrta feira, dia 26 de abril.


Até lá,


Para saber um pouco mais sobre a metodologia, acesse http://www.pmoga.com/pt/ .


Mais informações sobre o autor deste artigo : https://www.engenheirolugao.com.br/ .




















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