MS-Project – Contingenciando Impactos climáticos no cronograma


GERENCIANDO PARADAS NO CRONOGRAMA POR CAUSA DE EVENTOS CLIMÁTICOS


Como faço para contabilizar as paradas por motivos climáticos no cronograma do meu projeto?


Esta questão vem muito à tona, particularmente daqueles que trabalham em áreas de negócio onde as condições climáticas podem estragar todo seu planejamento e programação do cronograma. A reposta para atenuar os atrasos no cronograma devido às condições climáticas depende de várias abordagens e, saber qual escolher, irá depender das diretrizes da empresa, linguagem do contrato ou outras variáveis. O truque é, portanto, descobrir quais das seguintes abordagens serão as mais aceitáveis ​​para o seu cliente, seu chefe ou qualquer outra pessoa que esteja a pedir essa contingência. E estas são apenas algumas opções entre as que estão em uso hoje.


O princípio geral é mitigar o risco de paralisações climáticas em seu cronograma criando um tipo de “pulmão” que o ajudará a absorver o impacto dos atrasos no tempo. Sua primeira tarefa, portanto, é quantificar e documentar esse risco de paralisação por causas climáticas.


Para determinar o nível de risco que você está tentando mitigar, use o histórico de atrasos mensais da National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) para a área em que o projeto está sendo executado. Esses horários mapeiam o número de dias por mês que serão afetados negativamente por eventos climáticos severos.


Aqui está um exemplo de uma tabela de clima adverso que você pode usar para construir uma estratégia para estas adversidades.


ESTRATÉGIAS PARA MITIGAR RISCOS DE PARADAS CLIMÁTICAS NO SEU CRONOGRAMA


Uma vez que você quantificou seu nível de risco, você precisa reproduzir isso no cronograma. Existem várias opções para isso, algumas das quais são melhores do que outras. Abaixo irão algumas opções por ordem de preferência:


Calendário de Fim de semana


Nesse cenário, usamos dias de “não trabalho” do calendário de fim de semana como uma estratégia de mitigação das paralisações no cronograma. Em outras palavras, se as atividades forem paralisadas por neve ou chuva por um ou dois dias durante a semana de trabalho planejada, vamos trabalhar apenas o número equivalente de dias nos fins de semana para recuperar o atraso. Isso é comum e entre as opções mais populares porque é simples e exige praticamente nenhum tratamento especial do cronograma de planejamento. Você simplesmente diz que é assim, e gerencia os atrasos como parte do status do progresso.


Também é o menos eficaz como uma estratégia de mitigação porque realmente não reflete o atraso no cronograma de planejamento. Em outras palavras, o cronograma não reflete nada diferente e ignora o fato de que, se houver um risco significativo de clima adverso nesse mês, digamos 6 dias, você poderia passar facilmente de ter 20 dias úteis para apenas 14 se os eventos climáticos ocorrem durante os dias de trabalho planejados. Em outras palavras, você não tem visibilidade do impacto desse risco de 6 dias se ele for realizado. Em vez disso, você acabou de declarar fins de semana como seu “pulmão” de acesso, se o pior acontecer.


Atividades de paralisação climática


Então, se a estratégia de fins de semana do calendário não foi agradável, que tal algo mais visível, mais tangível. Isto é conseguido colocando uma atividade de "paralisação climática" no caminho crítico, apenas antes da atividade de Conclusão (marco de término). A duração é calculada adicionando todos os dias meteorológicos adversos previstos para o período de desempenho.


Essa estratégia efetivamente aumenta o comprimento do caminho crítico, empurrando a data de conclusão contratual do projeto. Esta é uma estratégia melhor do que a nossa primeira opção porque, pelo menos, o cronograma reflete verdadeiramente o impacto potencial desses atrasos no tempo. Também é fácil de identificar no cronograma. Além disso, os dias previstos de atrasos por motivos climáticos não realizados podem ser subtraídos da duração restante da atividade de “paralisação climática” como parte do processo. Isso ajudaria a manter uma data de término contratual realista para o projeto.


No entanto, esse método é um pouco problemático se você tiver protocolos de controle de mudança de linha de base (o que você deve ter sempre) porque pode ser interpretado como uma mudança de linha de base dependendo das capacidades do seu sistema de software. Com o PrimaveraP6, você apenas teria o cuidado de alterar a Duração Restante somente para que seja claro que você está alterando os valores de previsão, e não os valores da linha de base.


Inserindo “gordura” na duração das atividades


Esta técnica exige o aumento das durações (gordura) da atividade pelo número de dias de atraso climático em cada período do projeto. Este aumento na duração das atividades que são afetadas pelas adversidades climáticas irá afetar no caminho crítico e na data de entrega do projeto. Portanto, ainda não é uma abordagem ideal para a questão.

Utilizando este tipo de abordagem, o risco estará escondido e não poderá ser facilmente apontado no cronograma. Isso exigiria alguma documentação de backup para explicar onde o “gordura” foi inserida, por que foi feito e sobre o que ele está baseado. Embora devamos fazer isso de qualquer forma como parte do nosso processo de gerenciamento de risco, ser capaz de identificar nas atividades do cronograma seus riscos associados é a melhor prática.


Um segundo problema que teríamos com esta estratégia de abordagem é o efeito negativo de inserir “gorduras” nas atividades. As durações ficariam muito majoradas, levando à morosidade na execução destas, caso os eventos adversos climáticos não se confirmassem. Isso tudo devido a “síndrome do estudante”, onde o empreiteiro vendo muito tempo para realização da atividade, desviaria recursos para outras frentes de trabalho ou obra, levando ao consumo de todo o tempo sem necessidade.


Um último problema desta abordagem seria mais em relação ao trabalho do planejador, que teria que inserir em todas aas atividades em que coubesse esta “gordura” de forma manual. Em se tratando de cronogramas com muitas atividades, este trabalho seria extremamente moroso.


Opção de “dias não trabalháveis” no calendário


Por último, mas não menos importante, é a opção de usar o chamado "Calendário climático". No seu cronograma, você atribui este Calendário climático a qualquer atividade que possa ser afetada por uma paralisação climática. Os softwares de gestão de projetos, como o Primavera P6 e o Microsoft Project, permitem que você atribua calendários diferentes a cada atividade no cronograma. Portanto, criamos uma cópia do calendário padrão e adicionamos “dias de exceção” nesse calendário. Isso geralmente é feito fazendo os últimos dias úteis para cada mês como dias de exceção – não trabalháveis. Aqui está um exemplo disso no Primavera P6 e, em seguida, no Microsoft Project.



A vantagem de empregar um "Calendário climático" separado é que ele pode ser aplicado somente a atividades que provavelmente serão afetadas por condições climáticas adversas, automatizando assim o processo de planejamento e controle do cronograma. As atividades que utilizarem este calendário, não apresentarão dias de trabalho nestes períodos.


Podemos ver um efeito visual desta abordagem se usarmos o recurso 'Bar Necking' no Primavera P6 com base em períodos de calendário “não trabalháveis”.


Os dias modificados para “não trabalháveis” por motivos climáticos são “queimados” no calendário e permanecerão assim mesmo que outros tipos de atraso empurrem o cronograma para frente. Não tem como outras causas de atraso consumirem os dias destinados para mitigação de risco climático. Outro fato importante é que, se a contingência climática não for utilizada, o cronograma será todo puxado para data mais cedo de término de forma automática.


RESUMO


Seja qual for a estratégia que você escolher para mitigar riscos climáticos, até a menos eficiente já é melhor do que não escolher nenhuma. Sabemos que o Sr. Murphy está nos observando a todo momento, querendo apenas uma brecha para entrar em nosso projeto. Portanto, contingenciar riscos climáticos é a melhor forma de não dar chance para o azar.


Às vezes, os dias de contingência climática serão um requisito contratual, estabelecido por seu cliente. Em outros momentos pode até parecer excesso de precaução e achar que as datas estão muito dilatadas ou as atividades parecem estar mais distante de sua realização do que o normal.


Porém, caso sua contingência de chuva seja utilizada, você estará com o cronograma sempre fidedigno com a realidade. Caso não ocorra, melhor ainda, suas atividades serão antecipadas. O planejador tem que sempre se preparar para o pior, enquanto espera o melhor. Como disse Eisenhower em um discurso na Conferência da Reserva Executiva de Defesa Nacional em Washington DC, em 1957, “Os planos são inúteis, mas o planejamento é tudo”.


Este artigo original está disponibilizado no site TenSix. A Lugão Consultoria apenas traduziu o conteúdo (com algumas adaptações sem alteração de sentido) para os usuários brasileiros do MS-Project que não possuem facilidade com a língua inglesa.


Existe também um artigo escrito pelo Consultor Thiago Lugão a respeito de mitigação de cronograma e gestão de riscos, que pode ser acessado no link : CLIQUE AQUI.


Sua empresa ainda não adota as melhores práticas em gerenciamento de projetos, então agende uma conversa com o consultor Thiago Lugão e saiba como adotar estes “benchmarks” seja por meio de consultoria ou treinamentos específicos. Para saber mais, visite o site www.engenheirolugao.com.br . Cursos relacionados à gestão de projetos como MS-Project 2016, PrimaveraP6, certificação PMP, análise de valor agregado, gestão de riscos estão disponíveis na plataforma www.lugaoconsultoria.com.br .

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