Estimando durações de atividades com Planning Poker


Introdução


Se tem algo em que todos nós somos péssimos é em estimar, principalmente esforço. Porém, todo início de projeto é necessário estimar as durações das atividades em um cronograma. Geralmente na construção civil, o planejador utiliza-se de composições e índices de produtividade, dados históricos ou a opinião de um especialista sênior da empresa. Quando o nível de maturidade em gerenciamento de projetos na companhia é alto, vemos as estimativas sendo amparadas por ferramentas de estatística, como análise de Monte Carlo. Caso queira saber um pouco mais sobre este método, acesse: Montecarlo


Porém, como disse no parágrafo anterior, o ser humano é péssimo em estimar. Entretanto é excelente em comparação. Já percebeu que estamos o tempo todo comparando situações? Comparamos relacionamentos, coisas que gostamos, celebridades, carros, apartamentos, etc.


Sabendo disso, foi desenvolvido um método interessante de obter valores com base em comparações, ao invés de utilizarmos estimativas. Para este processo, denominamos dimensionamento relativo. A metodologia SCRUM pegou este conceito e apelidou de Planning Poker. Vamos conhece-lo?


Para entendermos como funciona este método de obtenção de valores, teremos que começar conceituando Story Points.


Uma das melhores definições que encontrei foi a de Mike Cohn:


Um story point é uma junção da quantidade

de esforço envolvido no desenvolvimento de uma feature,

a complexidade desse desenvolvimento e o risco contido nele


Resumindo, Story point é uma medida relativa de esforço, complexidade e risco. Ou seja, quando você for estimar algo leve em consideração essas três variáveis. Por exemplo, você tem que montar o cronograma de construção de uma casa. Você irá obter a duração das atividades fatiando seu escopo em pedaços menores e por meio da comparação, colocar quantos pontos vale cada pedaço.


Vamos dizer que a construção do banheiro social seja a parte mais simples, então ele vale 1 story pont. Construir o quarto já são três vezes mais complexo, portanto vale 3 story points. A cozinha, adota-se 06 story points. E por ai vai.

O interessante é que você ainda não se comprometeu com duração, pois você está trabalhando com uma grandeza física chamada story point. Se a sua equipe demorar 10 dias para construir a cozinha, você irá entender que 3 story points são 30 dias.


A medida que o projeto vai avançando, você irá afinar cada vez mais quanto vale seu story point e conseguirá perceber a produtividade da sua equipe em termos de story point. O legal deste método, é que você poderá comparar banana com maçã, pois tudo “falará a mesma língua”. Desta forma, o trabalho agendado para a semana será mais real, e você perceberá se a sua equipe foi mais produtiva ou não do que a média semanal de story point.

Ufa ... acho que me fiz entender.


Agora, vamos jogar o Planning Poker?




Já deu pra perceber do que se trata este método, correto? Se é um jogo, envolve várias pessoas, Chama-se planning porque é uma etapa do planejamento. E se o nome é poker, imagina-se que utilizam-se cartas.


Que comecem os jogos ...


Vamos assumir que o “jogo” terá 4 participantes e que o item menos complexo adotou-se 2 story points.


Na sequência, o time pega o próximo item do escopo, e compara-o com o primeiro item. Para cada membro foi dado um baralho com a mesma sequência de números.


Todos devem escolher sua carta sem mostrar para outra pessoa do time e jogar ao mesmo tempo.


Vamos adotar que ao jogarem as cartas apresentadas pelos 04 membros do time foram: 5, 3, 3, 8.


Após jogarem, a pessoa que colocou o menor e maior valor apresentam os motivos que os levaram a colocarem essa carta.


Perceba, que nesse momento existe uma defesa de ideias e que as vezes os demais membros do time não se atentaram para algum detalhe.


Após a apresentação dos motivos de cada um, os membros do time jogam novamente e nesse momento são viradas as seguintes cartas: 5, 5, 5, 8.


Já na segunda rodada já quase existe um consenso entre os membros do time. Apenas uma pessoa colocou diferente das demais e nesse momento é importante entender mais detalhadamente os motivos dessa diferença.


É indicado que se jogue novamente até existir o consenso, mas entenda que em alguns momentos não vai ter consenso, afinal de contas são pessoas que estão ali. Então, seu time pode definir algumas regras para determinadas situações, como essa que se apresentou.


Quais são os benefícios de jogar Planning Poker?


Primeiramente, torna o processo de montagem do cronograma lúdico e por isso, muito mais interessante. À este método adotamos o nome de gamefication. Caso queira saber mais sobre o assunto, acesse o link: Gamefication


Em segundo lugar, acaba com o efeito manada. Este acontecimento é o que chamo de quando alguém mais experiente vai estimar alguma atividade e por essa pessoa ser a referência do time, todos os demais acabam estimando igual ou muito próximo ao que foi jogado.


Em terceiro lugar, cria-se um embate de ideias e conceitos. É muito rico quando os membros do time discutem soluções e ideias para um item que está sendo estimado. O embate de ideias só vai melhorar o conhecimento do time frente ao item.


Finalmente, podemos dizer que o cronograma agora é responsabilidade de todos e não só da equipe de planejamento. Como todos contribuíram para sua elaboração, todos assumem compromisso por cumprirem as datas nele inseridas.


Conclusão


Esta metodologia irá melhorar a assertividade de sua equipe além de deixar o projeto na vanguarda do planejamento e controle. Em pouco tempo, perceberão que este jogo trás para dentro da empresa dois assuntos importantíssimos; melhoria contínua de processos e gameficação.


Aplique na sua empresa em algum projeto piloto e conte a sua experiência. E se gostou, não deixe de curtir.

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