Dando continuidade à série de artigos sobre Gestão de Riscos em Projetos (GRP), hoje iremos abordar o décimo quinto dos dezesseis tópicos sobre o tema “Foram identificados muitos riscos e não há capacidade para monitorá-los”.
Então vamos lá:
Sabemos que nenhum recurso é infinito e, por este motivo, estamos sempre precisando nos organizarmos para melhor geri-los. O princípio de Pareto, também conhecida como regra do 80/20 afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advém de 20 % das causas. E os processos de gestão de riscos (GR) não ficariam de fora deste princípio.
O processo de priorização de riscos tenta concentrar o foco da equipe nos riscos com maior coeficiente de probabilidade versus impacto. Tentamos ajustar a matriz de forma que apenas 10% dos riscos caiam na faixa de maior potencialidade. Entretanto, muita das vezes, até estes 10% são muito, comparado com o tempo que a equipe destina para os processos de GR.
Então, como contornar esta escassez de recursos diante de tal demanda? Ora, podemos atuar em duas variáveis. A primeira e mais eficiente é na questão das priorizações dos processos realizados pela equipe. Se os gestores conseguirem dar mais visibilidade aos processos de gestão de riscos, aumentar o engajamento da equipe nesta questão, todos irão destinar mais tempo para os riscos. Uma coisa é certa: - Sempre destinamos mais tempo para aquilo que é prioridade. Se sua esposa reclama que não passa tempo com ela, sua família não é prioridade. Se não consegue destinar 30 minutos por dia para uma meditação com seu Deus, Ele não é prioridade. Simples assim. Contra fatos não há argumentos.
A segunda variável que podemos atuar é na qualidade dos dados gerados. De nada adianta levantarmos inúmeros riscos genéricos, as vezes até clichês de reuniões de riscos, do tipo: greve dos auditores fiscais. Outro que tem virado clichê é pandemia.
Os dados gerados tem que ser cirúrgicos, pois a gestão de riscos ainda luta pra conseguir seu “lugar ao sol”. Este tipo de comportamento só torna o processo enfadonho. Geralmente quando analiso uma lista de riscos identificados, percebo que 30% é problema e não mais riscos, 50% é genérico e não tem resultado prático na hora de alocar à uma atividade no cronograma. Ou seja, apenas 20% da lista presta. Quando a equipe passa para a etapa de criar um plano de respostas aos riscos identificados, fica até difícil de atuar, pois é muito insumo porcaria. Os riscos devem ser ultra específicos para poder criarmos respostas personalizadas e inovadoras. Senão, o próprio sistema de gestão atual já se encarregaria de resolvê-los.
Portanto, se passarmos um tempo melhorando a qualidade dos dados gerados (inputs) e engajarmos a equipe de projetos no processo como um tudo, iremos atuar nas duas dimensões que mais roubam tempo da gestão de riscos. Desta forma, o processo entrará em um ciclo de melhoria, entregando resultados de curto e de longo prazo, atendendo assim, a todos os tipos de expectativas e ganhando cada vez mais espaço na gestão.
Queridos leitores, espero que tenham gostado do assunto de hoje. Meditem no que foi escrito neste artigo. Se gostaram, não deixe de compartilhar e deixar o seu comentário.
Na próxima semana iremos entrar no último tema dentro das principais causas que impactam o processo de gestão de riscos: Não há consenso no que é risco, causa ou consequência.
Aguardo vocês, até a próxima e fiquem na paz!
Lugão Consultoria