Todo planejador quando vai montar um cronograma passa pela dificuldade de estimar as durações das atividades. Buscamos atribuir um valor à duração de uma tarefa de diversas formas: composições de mão de obra, índices, analogia com outros projetos, opinião de especialistas, etc. A verdade é que, por mais que tentemos ser precisos em um valor de duração, corremos o risco de estarmos errados. Isto se deve ao fato de que a duração das atividades em um cronograma não é determinística, e sim estocástica. E é neste quesito que a maioria dos planejadores pecam.
A duração de uma atividade possui duas fontes de incerteza: a estimativa do planejador e os riscos associados aquela atividade. Estas duas fontes de risco podem levar uma equipe de projeto a acreditar em um cronograma impossível de ser atingido.
No artigo de hoje quero abordar a duração das atividades de uma forma totalmente inovadora para alguns e quebrar todo o mistério que tem por trás do atraso delas em relação à sua data de término. A melhor forma de falar sobre o assunto é por meio de um exemplo simples, porém muito elucidativo. Vamos lá:
Imaginem que um planejador precise estimar a duração de uma atividade de cravação de estacas. Ele se reúne com o engenheiro de produção e seu encarregado e juntos chegam a conclusão que esta atividade irá durar 15 dias. O planejador pergunta qual é o grau de precisão deste valor e ambos afirmam: - “Com certeza uns 90% de chance de acabar em 15 dias”.
O planejador, que tem conhecimento de estatística pergunta novamente:
- “Para este número de estacas, com estas características de solo e profundidade de cravação, já participaram de algum projeto em que conseguiram um tempo menor?”
O encarregado olha para o engenheiro de produção e responde:
- “Se lembra doutor, lá de Açailândia? A gente conseguiu em 10 dias. Melhor que isso, nunca ouvi dizer.”
O planejador, pega um papel e uma caneta e começa a esboçar um gráfico. Logo em seguida fala:
- “Se lembra das tuas aulas de estatística? Esta distribuição Beta é a que melhor descreve o que estão me falando. “
Este gráfico é a representação matemática do que eles acabaram de dizer. O número 15 representa a moda, ou seja, o número que mais provável de acontecer. À medida que caminhamos para a esquerda, nos aproximamos da duração de 10 dias, onde o encarregado disse que menor que este valor nunca presenciou. Ou seja, probabilidade quase zero de conseguir concluir a atividade de cravação de estacas em menos de 10 dias.
Após mostrar o gráfico, o planejador pergunta aos colegas de projeto:
- “Vocês já vivenciaram algum projeto em que a atividade de cravação de estacas, análogo a este, durou mais que 15 dias?”
Houve risos no ambiente.
O engenheiro de produção e o encarregado se olharam e este comentou:
- “Claaaaro!! Se lembra de Lençóis Paulista? Noooossa doutor. Parecia que não ia terminar. Durou uns 40 dias”.
O Planejador, dando um sorriso de canto de boca, exclamou: - “É ai onde eu queria chegar”.
O planejador novamente pegou o papel e a caneta e esboçou um novo gráfico, mostrando a língua portuguesa sendo traduzida para a linguagem matemática. Veja o gráfico abaixo:
Se “mandarmos” o @risk, o programa que utilizo para inserir incertezas nos meus modelos, traçar o gráfico com estas características, iremos poder inferir que 70% da área do gráfico abaixo da curva se encontra à direita da reta vermelha, que parte do número 15. Portanto, podemos dizer que há uma probabilidade de 70% da nossa atividade de cravação de estacas durar entre 15 e 40 dias.
O engenheiro e o encarregado ficam pasmos. Eles não tinham noção do tamanho do estrago que seria o projeto se eles aprovassem um cronograma tão fora da realidade.
O grande problema é que as pessoas confundem o termo “mais provável” com “altamente provável.” Pode até ser que na maioria das vezes os projetos tenham a duração de 15 dias. Porém, diante do mundo de possibilidade e de riscos que a atividade enfrenta, o altamente provável não sugere trabalhar com o número 15. Se queres ter 90% de certeza ao escolher um valor para esta atividade fictícia de cravação, será melhor adotar 26 dias, conforme a seguinte escala:
Portanto, se quiser se aproximar da realidade e criar cronogramas mais confiáveis, você planejador deverá saber estatística. Esta disciplina, além de fascinante está presente em tudo que fazemos. Quem nunca ficou vislumbrando com o matemático que ia no globo esporte e afirmava: -“ Pelos meus cálculos, o vasco possui 94% de chance de cair para segunda divisão”.
Opa, para esta previsão não precisa de ser matemático. Vou pegar um exemplo melhor:
-“ A probabilidade de ganhar na mega sena é de 1 em 50 milhões de apostas”.
Queridos leitores, por hoje é isso. Em breve trarei novos artigos abordando gerenciamento de ricos em um projeto.
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