Divulgando informações de risco de maneira sábia


Dando continuidade à série de artigos sobre Gestão de Riscos em Projetos (GRP), hoje iremos abordar o décimo dos dezesseis tópicos sobre o tema “Registro de riscos não é acessível a todos stakeholders”. Cada semana irei abordar uma causa, destas 16 escolhidas por mim como as principais.


Então, vamos lá:


Tenho abordado constantemente da necessidade de transparência do processo de gestão de riscos (GR), inclusive do estímulo constante necessário pra que este seja algo ordinário na rotina do projeto. O registro de riscos não deve ficar centralizado em ninguém, e sim ficar hospedado em um servidor de acesso fácil a todos, pois tem que ser algo dinâmico.


Assim como reportamos um acidente de forma imediata aos responsáveis, o risco também tem que ser tratado com esta urgência. Não sabemos a hora que teremos um insight sobre um determinado risco, nem quando iremos precisar dar uma pesquisada no registro para verificar informações.


Isso não quer dizer que o processo de registro não deva ter um validador dos riscos que “sobem” para o banco de dados. É necessário que o validador dos riscos levantados fique atento aos riscos que inseridos no sistema, verificando se ele foi bem descrito, se todas as informações necessárias foram inseridas, se já existe algum semelhante e dar um feedback rápido ao identificador.


O processo de gestão de riscos deve contar com riscos levantados de forma passiva – colaboradores identificam em momentos diversos e inserem no sistema, e com os riscos identificados de forma ativa – reuniões de identificação de riscos, workshops, momento do risco nas reuniões, etc.


Por causas destes motivos, os riscos não podem ficar escondidos ou ter seu acesso dificultado.


É claro que tem alguns riscos que devem ficar ocultos a alguns stakeholders. Por isso é necessário criar um nível de acesso ao registro, determinando quem pode acessar aquele determinado risco ou categoria de riscos. Posso dar como exemplo, riscos do tipo financeiro ficam ocultos aos clientes.


A colaboração de todos os stakeholders é fundamental para o dinamismo do processo e riqueza de informações. Quem melhor par alevantar riscos de fornecimento do que o fornecedor?


Entretanto, para haver colaboração ativa de todos os agentes com informações valiosas, é preciso que a postura do gerente de projetos seja de resolução dos riscos. Os processos de GR não é para identificar culpados e sim para criar valor no projeto. Estimular um fornecedor a cadastrar riscos do tipo oportunidades é uma forma de utilizar sua expertise de maneira inteligente e até interpretar ameaças implícitas. Muitas das vezes uma oportunidade é uma forma de evitar um risco do tipo ameaça.


Portanto, estimule a divulgação do registro de riscos dentro e fora da organização, deixando que o ambiente de troca de informações crie uma sinergia entre as partes. O fornecedor tem que identificar valor para querer contribuir, por isso é necessário que ele também consiga ter acesso aos riscos, com as devidas restrições, é claro.


Queridos leitores, espero que tenham gostado do assunto de hoje. Meditem no que foi escrito neste artigo.


Na próxima semana iremos entrar em outro tema dentro das principais causas que impactam o processo de gestão de riscos: Falta de meios para comunicação dos riscos, tornando o processo de monitoramento difícil.


Aguardo vocês, até a próxima e fiquem na paz!

Lugão Consultoria

www.lugaoconsultoria.com.br

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