Dando continuidade à série de artigos sobre Gestão de Riscos em Projetos (GRP), hoje iremos abordar o décimo primeiro dos dezesseis tópicos sobre o tema “Falta de meios para comunicação dos riscos, tornando o processo de monitoramento difícil”. Cada semana irei abordar uma causa, destas 16 escolhidas por mim como as principais.
Então, vamos lá:
Sabemos que os gestores passam 90% do seu tempo se comunicando. É necessário que ele saiba onde buscar a informação e onde entregar a informação. O bom gestor sabe como obter a melhor informação, qual técnica utilizar para cada pessoa de sua equipe. Isso é ter inteligência emocional. Entender o próximo para poder estabelecer o melhor rapport, e por conseguinte, otimizar todo o fluxo de informação.
Assim como todo processo, a gestão de riscos necessita gerar valor para o projeto/organização. E o valor só será gerado, se as informações que são criadas, são utilizadas pela equipe. Os relatórios e gráficos do processo de gestão de riscos precisam ser apresentados na mesma frequência que são demandados os relatórios de segurança.
A gestão de riscos, por ser algo ainda desconhecido da maioria das pessoas, deve demandar um pouco mais da atenção dos gestores com treinamentos e comunicação a respeito do assunto. A mesma importância deverá ser dada às informações geradas por este processo. Se a equipe não utiliza as informações de riscos para tomada de decisão, então não está gerando valor, e todo o processo deve ser revisto.
Infelizmente, no Brasil, os gestores não fazem gestão. Na maioria dos casos estão preocupados com assuntos operacionais, deixando todo o processo de lado. O gestor deve ser o guardião dos processos, verificando a real necessidade de cada um, pois apenas desta forma, conseguirá otimizar os processos. Entretanto, se ele estiver preocupado com a chegada da matéria prima para a frente de trabalho, então ele está fazendo trabalho de outra pessoa da equipe.
É uma questão de lógica: Se o gestor passa 90% do tempo se comunicando, ele tem que passar 90% do seu tempo preocupado com o processo de informação. Se utiliza informação errada ou faltante, grande parte do que ele fez foi errado. Se a informação não é distribuída ou utilizada da forma correta, 90% do que foi gerado é sem valor.
Os gráficos do dashboard de riscos, os relatórios de riscos, os registros de riscos devem ser utilizados diariamente, sendo um integralizador de toda a informação. Da gestão de riscos é que deve sair informações sobre qualidade dos serviços, aderência do cronograma, desvio de custos, mobilização e desmobilização de mão de obra e equipamentos. E, para que todas estas informações saiam da gestão de riscos, é necessário que o fluxo de dados convirja para o processo de gestão de riscos e de lá surjam meios de comunicação.
Portanto, se toda equipe estiver focada em gerenciar riscos, com a mente voltada pra criar oportunidade e diminuir as ameaças, novos canais de comunicação irão surgir no processo de gestão de riscos, tornando este um integralizador e criador de informações. A gestão de riscos cria uma verdadeira teia de resolução de potenciais problemas, pois os assuntos agora são de visibilidade de todos e não apenas de um setor em específico.
Por exemplo, se existe um risco de falta de um equipamento na obra, não apenas o setor de produção e planejamento estarão preocupados com isso, mas o setor de suprimentos pode criar ações a respeito do assunto e verificar se existe a possibilidade de alocação de outra obra, ou com outro fornecedor, etc. Até o setor de RH, poderá ajudar com conhecimento de colaboradores de outros projetos da empresa e obter soluções inovadoras. O risco está estampado na cara da equipe, e todos podem contribuir com ações a respeito, que muita das vezes, a produção nem conseguiria imaginar sobre aquela solução. Sem contar que, decisões mais assertivas serão tomadas. Imagine, a equipe de produção desmobilizar um tipo de equipamento e mobilizar outro e depois ter a frente paralisada pela fiscalização, pois percebeu que este último tipo de máquina não pode entrar na área deste cliente por questões de padrões segurança.
Logo, uma boa comunicação pode criar oportunidade de geração de soluções de lugares que ninguém imaginaria. A comunicação eficiente expõe as oportunidade e restrições de forma adequada, possibilitando um melhor monitoramento do todo. Verdadeiramente, sem comunicação, não há gestão.
Queridos leitores, espero que tenham gostado do assunto de hoje. Meditem no que foi escrito neste artigo.
Na próxima semana iremos entrar em outro tema dentro das principais causas que impactam o processo de gestão de riscos: Fornecedores e clientes não participam do processo de gestão de riscos.
Aguardo vocês, até a próxima e fiquem na paz!
Lugão Consultoria